Open Space is een krachtig instrument om grote groepen mensen met elkaar in discussie te brengen om bepaalde kwesties of vragen te onderzoeken. Het is geschikt voor groepen van 10 tot 1.000 mensen. Open Space heeft vier regels en één wet, die van de Twee Voeten.
De vier regels zijn:
- De mensen die komen zijn de juiste mensen.
- Wat er gebeurt is het enige dat er had kunnen gebeuren.
- Het moment van aanvang is altijd het juiste moment.
- Als ’t klaar is, is het klaar.
De Wet van de Twee Voeten zegt:
‘Als mensen gedurende de bijeenkomst merken dat zij in een situatie niets leren of bijdragen, moeten zij hun twee voeten gebruiken om naar een meer productieve plek te gaan.’ De sleutel tot een succesvolle Open Space is de centrale vraag, die meestal tevens de titel van het evenement is. Deze legt de basis voor wat er die dag besproken gaat worden. Een aantal voorbeelden van Totnes:
- Hoe zal Totnes zich voeden na het Tijdperk-van-goedkope-olie?
- Stroom in Totnes als het uit is met de Goedkope Olie…
- De economische heropleving van Totnes; hoe kunnen we een duurzame, rechtvaardige en gezonde economie opbouwen in Totnes?
Wanneer de mensen aankomen, nemen ze plaats in de cirkel en zodra iedereen er is begint het evenement. In het midden van de cirkel ligt een stapel A4-tjes en pennen; op de muur hangt een leeg uurrooster met op de ene as de tijden van de verschillende sessies en op de andere de verschillende werkruimtes. Elk vierkant op het rooster heeft de grootte van een A4. De regels en de ene Wet van de Open Space worden uitgelegd. De enige voorwaarde voor het inbrengen van een vraag is dat de indiener zelf de discussie daarover leidt, er notities van maakt voor degenen die er niet bij kunnen zijn, de naam van het onderwerp op een A4 schrijft en dat op het rooster hangt.
Dan zegt de gespreksleider: ‘Start!’ Dit is het meest zenuwslopende deel: de eerste keer kan het behoorlijk naar de keel grijpen, want je weet niet of er überhaupt iemand naar voren zal komen. Maar als het eerste schaap over de dam is, is er vaak geen houden meer aan. Wat volgt is een tien minuten durende wirwar van mensen die vragen voorstellen en ze opplakken. Het is goed mogelijk dat er met meer onderwerpen wordt geëindigd dan er sessies gepland zijn. In dat geval kunnen soms meerdere onderwerpen onder één noemer gebracht worden, zoals diverse aspecten van het opwekken van energie voor de gemeenschap, die dan tegelijk in één sessie behandeld kunnen worden.
Wanneer de agenda vol is, krijgen de mensen een paar minuten de tijd om te kijken waar ze bij willen zijn. Vervolgens wordt met een bel of iets dergelijks aangegeven dat het tijd is voor de eerste sessie. In theorie organiseert de dag zich hierna vanzelf. Elke werkruimte moet genoeg flipover-papier en pennen hebben. Aan het einde van elke sessie wordt de bel geluid om aan te geven dat deze afgelopen is, vervolgens worden alle gemaakte notities verzameld en op een hiervoor bestemd deel van de muur geplakt dat ‘Marktplaats’ wordt genoemd. Het kan ook handig zijn om iemand te hebben die de notities meteen intypt, wanneer live op het internet verslag wordt gedaan over de voortgang van het evenement of om na afloop niet met een hele stapel typewerk voor één persoon te zitten. Net zoals de afwas, ziet een stapel uit te typen flip-overs er de volgende dag een stuk afschrikwekkender uit. Het moet duidelijk zijn wanner elke sessie begint en de Wet van de Twee Voeten kan af en toe herhaald worden. Vanaf dat moment loopt het Open Space-evenement vanzelf.
Het is verbazingwekkend makkelijk om een Open Space te runnen, terwijl het een ongelooflijk krachtige manier is om thema’s te verkennen. Die kracht zit ‘m in de manier waarop Open Space mensen aantrekt die echt gepassioneerd zijn over een bepaald onderwerp.
Het beste boek over dit onderwerp is: Harrison Owen, Open Space Technology: a user’s guide, Berrett-Koehler Books (1993).